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Descubra como implementar a melhoria de processos na sua empresa

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É difícil pensar que uma empresa, seja qual for o seu porte, conseguirá um incremento de desempenho sem que isso passe por uma significativa melhoria de processos internos, desde os mais simples até os mais complexos. Essa preocupação com o aperfeiçoamento dos processos favorece a produtividades dos colaboradores e reduz custos, além de aumentar a competitividade do negócio e as chances de produzir soluções inovadoras.

Todavia, melhorar esse aspecto pode não ser uma tarefa tão simples. Por isso, neste artigo, vamos apresentar algumas saídas para quem almeja inovar a maneira como as atividades são desenvolvidas na sua empresa. Esperamos que a leitura seja proveitosa!

Mapeie todos os processos internos

Para saber em que pontos é possível promover uma melhoria de processos internos, é preciso antes mapear tudo aquilo que está sendo feito dentro da empresa. Por processos internos consideramos toda sequência lógica de atividades executadas de forma sistemática para que um objetivo seja alcançado.

Assim, busque listar todos esses processos, indicando quem são os seus responsáveis (tanto do ponto de vista individual quanto coletivo) e com qual motivação essa atividade é desenvolvida.

O passo seguinte desse mapeamento envolve avaliar a qualidade e a eficiência de cada processo, tanto para saber se ele está sendo efetuado da forma correta quanto para identificar aspectos nos quais podem haver melhorias. Etapas que não funcionam direito exigem esforço desnecessário ou desperdício de materiais, o que eleva os custos de produção.

Com os processos mapeados e possíveis falhas identificadas, o caminho se abre para que os responsáveis pensem em alternativas para corrigir essas questões. Essas soluções podem passar, como veremos mais à frente, pelo investimento em tecnologia, pela capacitação da equipe ou pela busca de inovação.

Integre todos os processos

Departamentos que funcionam de forma separada prejudicam muito a melhoria de processos internos, já que essa prática passa a impressão de que um setor não depende do outro para que tudo funcione da maneira mais eficiente.

Só será possível obter bons resultados se a empresa for vista como um organismo vivo, no qual cada parte desempenha funções vitais para o bom funcionamento do todo, sempre de forma orgânica e integrada.

É fácil pensar em um exemplo de como essa ausência de integração pode prejudicar o andamento de um processo interno: se os responsáveis pela gestão de compra não conhecerem bem como funciona a linha de produção e qual a sua necessidade de insumos, é bem provável que em algum momento ocorra uma falta dos materiais necessários, interrompendo a etapa.

Do mesmo modo, quem está na produção precisa conhecer, ao menos de forma básica, como os demais setores trabalham, a fim de saber de quem exigir as devidas soluções.

Capacite e motive os colaboradores

A melhoria de processos nas empresas, em algum momento, demandará que seus colaboradores atuem de forma autônoma, já que a dependência de aprovação de superiores hierárquicos gera gargalos no desenvolvimento de soluções. Assim, eles saberão o que pode ou não ser feito e terão mais liberdade para desenvolver suas atividades, o que tende a abrir espaço para saídas criativas e inovadoras.

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No entanto, conceder tal autonomia sem oferecer capacitação para a equipe pode se relevar um erro. A melhoria nas habilidades dos colaboradores deve ser uma constante, realizada por meio de treinamentos, cursos ou mesmo pela rotação em atividades internas. Ao conhecer outras funções, o profissional passa a ter uma função global sobre como a empresa atua.

A motivação também precisa ser frequentemente trabalhada. Para isso, ofereça recompensas individuais e mantenha um plano de carreira bem definido para todos os colaboradores. Isso aumenta o engajamento e mantém perspectivas de crescimento entre todos eles, evitando a acomodação.

Invista em tecnologia e automação

Muito da melhoria dos processos costuma vir do bom uso da tecnologia e de ferramentas de automação. Então, não hesite em considerá-las como solução para seu negócio, já que elas permitem organizar e aprimorar processos internos cruciais de forma muito rápida, algo que pode ser impossível quando se usa apenas a mão de obra humana.

A saída mais frequente para utilizar a tecnologia na evolução dos processos internos é por meio da adoção de um software de gestão, que coleta e concentra todos os dados gerados na empresa. Ele permite a elaboração de relatórios que servirão de base para a tomada de decisões com menor margem de erro.

Já a automação, por sua vez, substitui a ação humana em atividades repetitivas, o que libera a pessoa responsável por essa tarefa para resolver problemas que demandam criatividade e pensamento crítico.

Defina regras

Embora seja importante, a busca por processos mais eficientes não deve ser feita de maneira desordenada. Logo, é essencial que sejam definidas regras sobre o que pode e o que não pode ser feito e qual a importância de cada atividade para o negócio.

Com esses parâmetros em mente, todos os colaboradores conhecerão seus limites e saberão o que precisa ser feito a cada estágio do processo pelo qual ele é responsável. Isso contribui para minimizar o número de erros e, por consequência, as refações.

Aprimore a comunicação interna

A comunicação interna precisa estar afiada para que ela colabore com a melhoria nos processos. Assim, ela não deve ser hierarquizada, deve sempre manter canais de diálogos abertos entre todos os setores e garantir que os colaboradores estejam sempre informados sobre o que acontece dentro da empresa.

Existem vários modos de alcançar esse objetivo e, em um primeiro momento, nenhum canal de comunicação deve ser ignorado: sistemas de troca de mensagens, intranet, lista de e-mail, reuniões coletivas periódicas ou mesmo o velho mural de recados podem cumprir o papel de compartilhar as informações relevantes.

Monitore a evolução

Toda mudança funciona melhor se for feita com um acompanhamento contínuo da evolução obtida. Para isso, é necessário identificar os indicadores mais pertinentes ao seu negócio (como custo por unidade produzida, por exemplo), para saber se as mudanças estão surtindo efeito e em que ponto ainda há espaço para crescimento.

A melhoria de processos precisa equilibrar mudanças do ponto de vista técnico (como implementação de novas ferramentas tecnológicas, por exemplo) e a gestão correta do capital humano, que precisa estar capacitado para lidar com as alterações e até mesmo propor soluções inovadoras. Por isso, qualquer reformulação deve ser feita de maneira bem planejada e com base em uma visão ampla dos problemas identificados, sempre em busca de melhores resultados para a empresa.

Agora que você sabe como melhorar os processos da empresa, que tal saber qual a importância da inovação e como incentivá-las?

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